En tant qu’entrepreneur en rénovation, être en mesure de fournir à vos clients une estimation juste du coût des travaux à effectuer est certainement d’une grande importance. Vous n’êtes pas sans savoir que de nombreux outils informatiques font leur apparition dans le domaine de la construction et ce, dans l’optique de vous assister dans cette tâche.

Comme tout changement implique le bouleversement de pratiques et d’habitudes déjà bien implantées, il est possible que certaines interrogations se manifestent par rapport au processus d’implantation de nouveaux outils d’estimation. Voici donc tout ce que vous devez savoir à ce sujet!

Implanter un nouveau logiciel d'estimation : quelques conseils

1) Choisissez une personne-ressource

La première étape à suivre pour réussir l’implantation de votre logiciel consiste tout d’abord à élaborer une stratégie efficace pour ce faire. D'entrée de jeu, il sera important de désigner une personne au sein de votre entreprise qui aura la responsabilité de présenter et d’expliquer le logiciel aux employés, une fois que vous aurez acheté celui-ci. Cette personne agira également à titre de référence en cas de problème et aidera tout le monde à se familiariser avec le logiciel.

2) Définissez vos besoins

Ensuite, vous devrez définir quels sont les besoins que vous souhaitez combler dans le cadre de celui-ci. Cette étape est primordiale, car ils détermineront l’ensemble des critères auxquels le logiciel devra répondre. Aimeriez-vous apporter certains changements à votre base de données? Avez-vous besoin d’informatiser la prise de quantités ou l’estimation à des fins d’efficacité?

Bien qu’elle puisse sembler facile à réaliser, cette étape présente tout de même un défi de taille : celui d’en arriver à établir des objectifs à la fois réalistes et clairs. Gardez en tête qu’un objectif mal défini et dont l’atteinte n’est pas mesurable ne sera que de peu d’utilité.

3) Élaborez avec soin le budget et l’échéancier requis pour l'implantation du logiciel

Comme pour n’importe quel autre projet, vous devrez établir un échéancier des étapes à franchir pour mener celui-ci à terme. Plus précisément, pensez à inclure l’ensemble des tâches principales à réaliser, mais également les sous-tâches qui s’y rattachent. Cette façon de faire sera d’une grande aide pour assurer un suivi plus rigoureux de l’avancement de votre projet.

Dans le même ordre d’idées, établissez clairement qui sont les individus impliqués à chaque étape, car une ambigüité à cet égard est grandement susceptible de ralentir la progression de votre projet.

Qu’en est-il maintenant du budget? Vous devrez établir celui-ci en fonction des exigences que vous poursuivez dans le cadre de votre projet d’implantation, celles-ci étant déterminantes sur le niveau de performance recherché. Vous devrez également tenir compte de l’ensemble des coûts directs et indirects impliqués par ce type de projet. Quelles sont donc les principales dépenses que vous devrez assumer? En voici un bref aperçu :

• l’achat du logiciel et du matériel informatique (écrans supplémentaires, postes de travail, ordinateurs, serveurs, ect.) ;

• la mise à jour annuelle du logiciel ;

• la formation offerte par le fournisseur ;

• le salaire de vos employés pendant la durée de la formation ;

• la perte de productivité engendrée par la ou les formations à faire.

4) Déterminez quelles sont vos exigences

Maintenant que vos objectifs et besoins sont bien définis, vous devez vous pencher sur les attentes que vous avez par rapport au logiciel dont vous souhaitez faire l’acquisition. Que doit-il précisément être capable d’accomplir pour combler les besoins de votre entreprise en matière d’estimation? Parmi celles qui sont le plus souvent mentionnées, on pense notamment à la sauvegarde automatique des fichiers, laquelle sera bien sûr d’un grand secours pour éviter la perte occasionnelle de données!

Manifestement, le scénario idéal serait de dénicher un logiciel capable de répondre à l’ensemble de vos exigences. Comme il est rarement possible de trouver un logiciel parfait en tous points, il est conseillé d’évaluer l’ordre de priorité que vous accordez à chacune de celles-ci de façon à départager celles qui sont essentielles et celles qui sont considérées comme étant secondaires.

5) Investissez du temps pour trouver le bon fournisseur

Concernant le choix d’un fournisseur en particulier, certaines mises en garde s’imposent. Tout d’abord, ce ne sont pas tous les logiciels qui s’adaptent bien au fait d’être utilisés parallèlement à ceux provenant d’autres fournisseurs. Une bonne recherche s’impose à ce sujet afin d’éviter les mauvaises surprises!

Également, il est nécessaire de rappeler qu’un investissement en temps est essentiel pour trouver le logiciel répondant à la fois à votre budget et aux besoins de votre entreprise en matière d’estimation. Vous avez besoin d’aide pour mieux diriger vos recherches et avoir le temps d’évaluer toutes les options disponibles dans un délai raisonnable?

Dans ce cas, le recours à un consultant externe pourrait être salutaire. Néanmoins, le recours à cette aide n’est pas sans risque. En effet, il n’est pas impossible qu’un consultant externe disposant d’un contrat fixe s’en tienne aux options principales, sans investiguer davantage et écartant alors certaines options qui pourraient vous convenir. Pour ce qui est d’un consultant à l’heure, ne soyez pas surpris si celui-ci semble particulièrement prendre son temps avant de mener à terme son mandat.

Si vous souhaitez vous assurer de prendre une décision éclairée à ce propos, n’hésitez pas à demander l’opinion d’amis ou de connaissances et à obtenir des références. Ces personnes pourront vous faire part de leur expérience concernant l’intégration de ce logiciel dans leur entreprise, la façon dont elle s’est déroulée ainsi que les difficultés potentielles engendrées par sa mise en œuvre ou sa configuration.

6) Testez le logiciel avant de confirmer votre choix

Comme l’achat de ce type d’outil n’est pas une dépense modeste, ne prenez aucune chance et testez celui que vous convoitez. Quelques conseils s’appliquent pour que cette mise à l’épreuve soit concluante :

• évitez le recours aux logiciels de démonstration ;

• demandez de tester le logiciel sur une version complète des modules qui vous intéressent ;

• si vous devez acheter plus d’une licence, commencez par une seule le temps de confirmer votre décision.