Comment l'entretien de vos bureaux peut créer un environnement propre et productif ?

Depuis la crise sanitaire liée à la COVID-19, le traditionnel nettoyage de bureau, qui se résumait à passer l'aspirateur, à épousseter le mobilier, à laver les vitres et à vider les poubelles a été entièrement remis en question.

La santé du personnel et des clients d'une entreprise est devenue une priorité et l'hygiène est désormais régie par des normes strictes. Le rituel de l'entretien s'est raffiné et les surfaces désinfectées, de façon à contrôler la propagation de virus et de bactéries dans les bureaux et au-delà.

Comment faire un bon entretien de vos bureaux ? 

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Importance de l'hygiène dans les espaces de travail partagés

Aujourd'hui, le travail ne doit plus faire obstacle à la qualité de vie. C'est d'autant plus vrai lorsqu'il est question de l'environnement de travail. À une période où la salubrité est au coeur des préoccupations, la propreté des bureaux aura un impact sur l'appréciation du travail, mais également sur la performance et sur la motivation de l'employé.

Des études ont d'ailleurs révélé que la propreté du lieu de travail contribuera à réduire le taux d'absentéiste, aura une influence positive sur la façon dont l'employé voit l'entreprise qui l'embauche, et la façon dont il en parlera autour de lui. Selon les gens interrogés, 8 personnes sur 10 affirment avoir déjà renoncé à exercer une activité dans un lieu où l'hygiène ne répondait pas à leurs critères.

Ce même environnement soigné influencera un candidat hésitant qu'on cherche à rechuter de la même façon qu'un client qu'on tente de gagner. Une rapide visite des lieux se doit d'être une expérience positive.

Quelles sont les différentes étapes du nettoyage de bureaux ?

Que l'on ait recours à un service d'entretien ménager commercial ou que l'on se partage la tâche au bureau, voici la liste de ce qui devrait être fait sur une base régulière.

• Nettoyage complet des planchers, des couloirs aux salles de réunion, du passage de l’aspirateur au lavage adapté au revêtement de sol;

• Dépoussiérage et nettoyage du mobilier, de la déco et des luminaires; 

• Dépoussiérage des ordinateurs et des espaces de travail;

• Lavage des traces de doigts sur les interrupteurs;

• Nettoyage des poignées de porte; 

• Corbeilles à papier à vider; 

• Nettoyage et désinfection des toilettes et lavabos;

• Nettoyage et remplissage des distributeurs de savon et de papier;

• Nettoyage des vitres et miroirs;

• Nettoyage de l'espace cuisine et lavage de la vaisselle.

Autres tâches à exécuter périodiquement:

• Nettoyage des fenêtres extérieures;

• Nettoyage des tapis et des tissus d’ameublement.

Quels équipements et produits utiliser pour nettoyer des bureaux ?

Si vous faites affaire avec une entreprise d'entretien professionnelle, vous avez eu l'occasion de voir l'équipement dont elle dispose. Celui-ci permet d'effectuer le travail en profondeur, mais aussi dans un temps record. Cette rapidité d'exécution représente bien souvent une économie les frais de nettoyage.

Les équipements utilisés pour l'entretien des bureaux 

• L’autolaveuse permet d'effectuer quatre actions en une. Elle est équipée d’un aspirateur pour ramasser les saletés, d’un produit nettoyant pour nettoyer le sol, d’une brosse ou d’un disque pour récurer la surface et d’un aspirateur pour sécher. 

• Actionnée par un moteur, la monobrosse nettoie un grand nombre de surfaces : carrelage, béton, linoléum, parquet, pierre et grès. 

• La balayeuse dépoussière les revêtements et aspire les saletés.

• L’aspirateur permet le ramassage des plus gros déchets et convient aux surfaces délicates comme les moquettes.

• La serpillère est utilisée pour lessiver manuellement le sol. 

• Le nettoyeur à vapeur permet de désinfecter les surfaces, éliminant au passage quantité de bactéries. Sans additif corrosif et sans rinçage, il convient aux surfaces délicates.

• Le nettoyeur à haute pression permet de nettoyer la plupart des façades extérieures. Au besoin, il s'emploie avec un détergent et un produit traitant.

Les produits utilisés pour l'entretien des bureaux

• Les produits de nettoyage standards assurent le nettoyage des sols et des surfaces.

• Les détergents spécifiques contiennent des composants destinés à des tâches ou à des milieux spécifiques. C'est le cas des produits désinfectants. 

• Utilisés au quotidien ou de façon hebdomadaire, les produits nettoyants doivent à la fois être efficaces et respectueux de l'environnement et de la santé des travailleurs.

• Certaines entreprises vont se tourner vers des produits respectueux de l'environnement dans le cadre d'une démarche écoresponsable.

Quel est le coût d'un entretien ménager commercial ?

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Le coût moyen de l’entretien ménager mensuel, pour un bureau de 2 500 pieds carrés nettoyé chaque semaine, est difficile à estimer. Le montant peut s'élever à 300 $, comme il peut dépasser les 1000 $. 

Notez que les tarifs peuvent être établis de 3 façons :

1. La durée (tarif horaire)

2. La superficie (pieds carrés)

3. La charge de travail (tâche au forfait)

ASTUCE : Certaines entreprises gagneront à alterner entre les différentes méthodes de tarification selon le travail requis et l’expertise requise.

Les facteurs qui influencent le prix

• La distance séparant vos bureaux des leurs

• La réputation de l'entreprise d'entretien

• L'équipement et les produits utilisés pour nettoyer

• Les tâches comprises ou les services offerts

• L'état des lieux (plus le bâtiment est sale ou en désordre, plus il demandera du temps à nettoyer et plus le tarif sera élevé)

• Les dimensions du bâtiment

• Le types des pièces (les pièces plus fréquentées, les cuisines et les sanitaires demandent un nettoyage plus rigoureux)

• Le nombre d'employés (un nombre plus élevé d'employés salira davantage) 

• Le domaine dans lequel votre entreprise évolue (les critères de salubrité ne seront pas les mêmes dans une clinique médicale que dans un commerce au détail)

À SAVOIR : On utilisera souvent le taux horaire lorsque le temps nécessaire pour effectuer les travaux ne peut être déterminé à l'avance. L'inconvénient avec ce type de facturation est que l'entreprise de nettoyage peut voir un avantage à ne pas presser la cadence.

Les dimensions de l'espace

Les services d'entretien facturent souvent au pied carré. Cette méthode de tarification est plus pratique lorsqu’il s’agit de volumes importants à traiter et à l'avantage d'être équitable envers tous leurs clients.

On peut s'attendre à payer au moins 0,17 $ le pied carré, pour le nettoyage d'un établissement d’une surface de moins 12 000 pieds carrés. Notez que le montant au pied carré sera souvent plus élevé pour un petit bâtiment que pour un grand.

Un tarif moyen par pièce peut également être établi, le nombre de pièces total à nettoyer déterminant le coût total. Cela permet également d'établir un tarif selon le type de pièce (par exemple : salle de bain (100 $), 2 bureaux (75 $ × 2), réception (50 $).

La fréquence des services

Les coûts peuvent également varier de façon importante selon la fréquence de nettoyage. 

La fréquence à laquelle on nettoie un espace professionnel dépend de divers facteurs : la superficie, l’usage de l’espace, les types de pièces qu'on retrouve, leur fréquentation, le niveau de salubrité exigé par la profession (par exemple, est-ce que les locaux doivent être désinfectés chaque jour?).

La majorité des petits bureaux comptant une dizaine d'employés ou moins se satisferont d'un nettoyage hebdomadaire. Dans les bureaux plus imposants, comptant une trentaine d'employés, il est recommandé de faire affaire avec les services d'entretien deux fois par semaine alors qu'un bureau comptant une cinquantaine d'employés devrait opter pour un nettoyage tous les deux jours.

ASTUCE : Si vous n'êtes intéressés que par certains services, assurez-vous que l'entreprise d'entretien offre des forfaits personnalisés ou des services modulables.

Une autre option : la gestion en interne des tâches ménagères

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L'entretien des bureaux est la responsabilité de l'entreprise, mais cela exige des efforts de la part de tous. Même si l'on fait affaire avec une entreprise de nettoyage performante, la propreté est d'abord le résultat de petits gestes au quotidien.

Implication des employés dans le maintien de la propreté

La propreté fait ainsi appel au civisme de chacun. Au-delà du bien-être de tous, l'hygiène est une question de santé et de sécurité.

Épousseter et désinfecter régulièrement les surfaces évite les problèmes de santé liés aux  allergies, aux virus et aux infections. Avec de la bonne volonté, on crée un environnement de travail plus sain et on diminue le taux d'absentéisme au sein des employés.

L'idéal est de définir clairement les tâches qui sont exécutées par l'entreprise (ex. vider les corbeilles) d'entretien et celles qui sont la responsabilité des employés (ex. laver les tasses à café). 

Comme l'entreprise d'entretien ne vient pas tous les jours, les employés ont un rôle à jouer au quotidien. Ces quelques gestes peuvent faire la différence :

• Nettoyer son espace personnel de travail sans oublier d'utiliser des lingettes pour désinfecter bureau, téléphone, clavier et souris 

• Apporter sa tasse à café et sa bouteille d'eau; les nettoyer et les ranger

• Ne pas manger à son poste de travail

• Se laver les mains régulièrement et utiliser le gel anti-bactérien offert par l'entreprise

Comment entretenir correctement le clavier et l'écran d'un ordinateur ?

La poussière s'incruste partout : sur le mobilier, les chaises, les tapis, les écrans et également l'ordinateur. La laissez s'accumuler risque à long terme de nuire au bon fonctionnement de votre appareil.

Nettoyer son ordinateur exige du doigté. Certaines méthodes, comme certains outils permettent d'obtenir d'excellents résultats sans risquer d'endommager votre appareil. Les périphériques externes, clavier, écran et souris, doivent également être nettoyés sur une base régulière.

Comment nettoyer un clavier d'ordinateur?

1. Tenez votre clavier à l'envers et secouez-le doucement afin de faire tomber les plus grosses particules. 

2. Utilisez une bombe d’air sec et pulvérisez les espaces entre les touches.

3. Vous pouvez également utiliser un aspirateur à main pour aspirer entre les touches.

4. Nettoyez les touches et le dessous du clavier (et la souris!) avec des lingettes désinfectantes.

Astuces : Pour nettoyer entre les touches, faites-y glisser la partie adhésive d’un post-it; les petites poussières s’y accrocheront d'elles-mêmes. Les touches peuvent également être nettoyées avec les éponges magiques. Frottez chaque touche avec le coin de l'éponge en évitant de trop frotter.

Comment nettoyer un écran d'ordinateur?

1. Éteignez et débranchez l’écran. S'il s'agit d'un écran plasma, attendez qu'il refroidisse avant de le nettoyer.

2. Utilisez un chiffon humidifié avec un savon doux pour laver le cadre entourant l'écran. 

3. Nettoyez très délicatement les boutons, la base et l’arrière de l’écran. Pour atteindre les endroits difficiles, utilisez un cure-dent entouré d’un chiffon légèrement humide.

4. Retirez la poussière de l'écran à l'aide d'un chiffon propre et doux en microfibre. Si l'écran est très sale, nettoyez-la à l'aide d'un produit nettoyant spécialement conçu pour les écrans d'ordinateur et d'un chiffon antistatique.

5. Après avoir tout débranché, nettoyez les câbles et les prises de l'ordinateur.

CONSEIL : Afin de préserver le revêtement antireflet, attention de ne pas asperger l'écran avec des produits nettoyants. 

Entretien de Bureaux : La clé d'un environnement propre et productif

L'entretien de bureaux joue un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail propre, sain et productif. Les services d'entretien contribuent:

• à maintenir la propreté des espaces de travail,

• à améliorer la qualité de l'air,

• et à prévenir la propagation de germes.

Cela favorise le bien-être des employés, réduit les risques d'absentéisme dû à des maladies, et crée un cadre professionnel propice à la concentration et à la créativité. Il est donc important pour une entreprise d'investir dans des services d'entretien de qualité pour optimiser la productivité et l'image de marque. En confiant cette responsabilité à des professionnels, vous garantissez un environnement optimal pour vos équipes et vos clients. L'entretien de bureaux est bien plus qu'une tâche ménagère ; c'est un investissement dans la réussite de l'entreprise.