3 conseils pour présenter des soumissions à distance

Il y a quelques mois, si vous nous aviez dit que nous allions devoir conseiller aux entrepreneurs de faire des soumissions à distance, nous aurions eu du mal à vous croire. En effet, nous nous trouvons tous dans une situation exceptionnelle qui requiert beaucoup d'adaptation. Aux dernières recommandations, les autorités gouvernementales demandent à tous de réduire les contacts en personne pour éviter de propager le virus. 

Pour les entrepreneurs qui travaillent dans le domaine de la rénovation, cela veut dire de mettre la plupart des projets sur pause et de trouver de nouvelles façons d'aborder le service à la clientèle. En temps normal, il est préférable de se rendre sur place pour présenter une soumission. Toutefois, en ce moment, ce n'est tout simplement pas possible. 

Pourquoi faire des soumissions à distance pour des projets de rénovation?  

Malgré les circonstances, il y a quand même des gens qui veulent entrer en contact avec des entrepreneurs. Parfois, il s'agit de travaux urgents qui sont retenus parmi les services essentiels. Autrement, il y a des gens qui sont en train de préparer les mois à venir et qui veulent trouver des entrepreneurs pour leurs projets, tout en sachant que les travaux auront lieu à un autre moment de l'année. 

Pour les entrepreneurs, cette période de pause bien involontaire peut donc être perçue comme un moment pour organiser le reste de l'année. En effectuant certaines soumissions à distance, vous pourrez aligner des contrats à faire une fois que les mesures de confinement seront assouplies. De cette manière, vous pourrez rapidement reprendre les activités de votre entreprise. 

Dans les paragraphes suivants, nous allons présenter quelques astuces pour présenter des soumissions à distance tout en vous assurant de bien communiquer avec le client. 

1) Prendre avantage des avancées technologiques

De nos jours, il est de plus en plus facile de communiquer à distance. Même lorsqu'on se trouve à l'autre bout de la planète, on peut se voir par vidéo. Cela veut dire que si votre client potentiel se trouve à quelques kilomètres de chez vous, les communications seront fortement simplifiées par les outils technologiques. Pour mieux expliquer notre propos, nous allons présenter quelques exemples de situations et outils qui pourront vous servir. 

Voici les outils que vous pouvez utiliser pour présenter vos soumissions en ce moment:

• Le téléphone (appels ou textos)

• Les courriels

• Les appels avec vidéo

• Les vidéos tournés par les clients

• Les photos

L'outil le plus intéressant parmi les trois est l'appel avec vidéo. Si vous communiquez par vidéo pour évaluer les travaux demandés par votre client, vous pourrez avoir un aperçu visuel de l'élément ou l'endroit qui doit être rénové. Vous pouvez demander au client de vous montrer ce que vous avez besoin de voir. 

Si vous avez quelques aptitudes technologiques, vous pouvez même enregistrer l'appel pour vous y référer plus tard. Il existe des applications qui offrent la fonction d'enregistreur d'écran. Vous pouvez activer cette application au moment d'appeler le client. 

Autrement, vous pouvez simplement procéder comme lorsque vous faites lors des rencontres en personne, en prenant des notes mentales ou des notes écrites. 

Voici une liste d'applications qui vous permettent de faire des appels avec des vidéos:

• Facebook Messenger

• Skype

• WhatsApp

• Google Hangouts ou Google Duo

• Zoom

• Houseparty

• Marco Polo

La plupart de ces applications sont gratuites et certaines d'entre elles permettent même les appels conférence, ce qui pourrait être pratique si vous souhaitez parler à plusieurs personnes à la fois. 

Pour les courriels, nous vous conseillons de mettre le plus de détails possible lorsque vous écrivez aux clients potentiels. Lorsque vous écrivez ces courriels, rappelez-vous toutefois que les communications pourraient être plus compliquées qu'à l'habitude, parce que les rencontres en personne permettent de créer des dialogues, tandis que par écrit, il est parfois plus difficile de comprendre les intentions et les besoins des gens. 

Afin d'éviter les malentendus, il faut donc prendre le temps de s'assurer que ce que l'on écrit est très clair. Par courriel, vous pouvez facilement transmettre des documents attachés, des photos et même des vidéos (nous allons en parler davantage plus tard dans cet article). Vous pouvez aussi demander au client de le faire pour vous aider à présenter une soumission plus complète. 

En ce qui concerne le téléphone classique, vous allez peut-être devoir vous en servir, car certaines personnes n'ont pas encore de téléphone intelligent. Encore une fois, misez sur la clarté et la communication. Assurez-vous plus que jamais de bien comprendre les besoins de la personne qui vous contacte pour les travaux. Si possible, vous pouvez combiner l'utilisation du téléphone et des courriels pour maximiser vos chances de bien communiquer. 

Quelques exemples de situations où vous pourriez utiliser les technologies pour faire des soumissions

Pour la majorité des types de travaux de rénovation, il est possible de trouver des solutions pour présenter une soumission à distance. Si cela peut vous aider, vous pouvez le voir comme une soumission que vous feriez à partir d'un plan, pour une nouvelle construction. 

Exemple 1: Vous êtes peintre résidentiel et votre client potentiel souhaite repeindre son salon. Vous recevez la description du projet, vous le contactez par courriel et vous vous entendez pour une rencontre téléphonique par vidéo. Durant l'appel, le client pourra vous montrer la pièce dans tous ces racoins, vous parler de son budget, des couleurs souhaitées et il pourra même prendre les mesures devant vous. 

Exemple 2: Vous êtes expert en excavation? Si un client vous contacte pour un projet de drain français, demandez un maximum de détails et d'éléments qui pourraient vous aider à établir un prix de base. On pense notamment à un plan de maison, des mesures, des informations sur le type de sol et ainsi de suite. 

Exemple 3: Vous êtes expert en toiture? Certains spécialistes de la toiture ont déjà l'habitude de faire des soumissions par téléphone, surtout lorsqu'il s'agit d'une remise à neuf complète et non d'une réparation qui nécessite d'évaluer la situation pour établir un diagnostic. Demandez des photos et le plus d'informations possibles au sujet des mesures, des matériaux et de la forme de la maison.

2) Demander des plans, des photos et des dessins

Dans ce type de situation, le client va devoir mettre la main à la pâte un peu plus qu'à l'habitude. Vous allez peut-être devoir lui demander de mesurer certaines choses, de prendre des photos, de vous fournir des informations sur les matériaux et de créer des plans au possible. 

N'hésitez pas à lui faire part de ce dont vous aurez besoin pour évaluer le projet. Cela permettra au client de savoir que vous êtes digne de confiance et que vous pourrez débuter les travaux sans délai une fois que cela sera possible. 

3) Bien communiquer le prix et les détails des travaux avec le client

Plusieurs entrepreneurs nous demandent comment faire pour présenter un prix aux clients alors qu'ils n'ont pas été sur place. Nous sommes absolument d'accord avec le fait qu'il est difficile d'établir un montant précis tout en n'ayant pas évalué les travaux en personne. 

La solution dans ce cas, c'est de donner un prix de base au client potentiel, tout en lui rappelant que ce prix pourrait être sujet à des imprévus.

Si vous établissez une entente pour un prix global qui pourrait être modifié, assurez-vous que cela soit écrit quelque part, dans un contrat que vous envoyez par la poste ou dans un courriel que vous allez sauvegarder. Vous devriez aussi y noter tous les détails dont vous avez parlé (matériaux, durée des travaux, date potentielle et tout ce qui s'applique). 

Pour vous assurer de ne rien oublier, vous pouvez consulter notre article Comment calculer et présenter une soumission (à noter que cet article a été écrit avant la pandémie).

Organiser votre saison de projets de rénovation pour 2020

Pour l'instant, nous n'avons pas de date précise pour savoir quand la vie va reprendre son cours normal. Cependant, tout porte à croire que les actions qui sont mises en place porteront fruit et que les mesures de confinement pourront être allégées à court ou moyen terme. Cela veut dire qu'en tant qu'entrepreneur, vous pouvez tout de même établir un certain calendrier de travail pour l'année. 

Bien sûr, il faudra que cet horaire soit flexible et que vous puissiez vous adapter facilement si les conditions changent. 

Vous avez des questions, des préoccupations? Si vous avez un compte d'entrepreneur dans notre réseau, il nous fera plaisir de vous aider. Contactez-nous par courriel (pro@soumissionrenovation.ca) ou par téléphone (1 855 239-7836).

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