Comment enregistrer une entreprise au Registraire des entreprises du Québec

Si lancer son entreprise en rénovation est un projet emballant, cette initiative ne vient pas sans obligation légale. Hormis la nécessité d’assurer son entreprise, de l’enregistrer auprès de la CCQ et d’obtenir les licences requises pour exercer dans ce domaine, il faudra tout d’abord immatriculer l’entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec. Voici donc les démarches à suivre pour effectuer cette procédure fort importante.

Tout savoir sur l'enregistrement d'une entreprise au Québec

L'immatriculation en bref

L’immatriculation d’une entreprise en rénovation vise à regrouper les informations essentielles qui la concernent afin de les rendre facilement accessibles aux organismes gouvernementaux, aux partenaires d’affaires ainsi qu’aux citoyens qui doivent interagir avec elle.

Pour officialiser l’enregistrement de l’entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec, celle-ci devra produire une déclaration d’immatriculation. Une fois celle-ci effectuée, l’entreprise recevra un numéro d’entreprise (NAS) de 15 chiffres. Ce dernier lui permettra de s’identifier auprès des organismes avec lesquels elle devra entrer en contact.

Les informations à fournir dans votre déclaration

Au moment de remplir votre déclaration, vous devrez fournir plusieurs informations dont :

• l’adresse et le nom de de la personne faisant la demande ;

• l’adresse et le nom de la personne physique ;

• au besoin, tout autre nom utilisé par la personne physique et lui permettant de s’identifier lorsqu’elle exerce sa profession au Québec ;

• le nom de la personne autorisée à recevoir les documents au nom de la personne physique ;

• les deux activités principales de la personne physique ;

• le nombre de salariés qui travailleront au Québec

• le nom et l’adresse complets des établissements domiciliés au Québec et la nature des activités professionnelles qui y seront exercées ;

• au besoin, le nom et l’adresse de l’administrateur du bien d’autrui et la durée établie pour son mandat ;

• le nom et l’adresse de la personne désignée pour négocier ou conclure des opérations importantes pour la compagnie (aussi connu comme étant le ''fondé de pouvoir’'') ;

• les coordonnées de la personne à contacter si le Registraire a besoin d’informations supplémentaires concernant la déclaration d’immatriculation.

Le Registraire des entreprises du Québec met à votre disposition une liste de formulaires pour effectuer l’enregistrement de votre entreprise.

Les obligations légales après l'enregistrement de votre entreprise

La mise à jour annuelle

Il faut savoir que l’immatriculation d’une entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec oblige cette dernière à se conformer à plusieurs obligations légales. La plus importante de celles-ci concerne certainement la mise à jour annuelle des informations qui la concernent, indépendamment que celles-ci doivent être modifiées ou non.

Notons que les entreprises doivent effectuer cette mise à jour lors d’une période déterminée au cours de l’année et qu’une négligence à cet effet entraîne une pénalité. Précisons, par le fait même, que cette obligation s’applique à l’année suivant celle de l’immatriculation.

Il est aussi intéressant de souligner qu’il est possible, pour les entreprises dont les informations ne requièrent aucune modification, de confirmer celles-ci lors de leur déclaration de revenus. La procédure sera alors bien simple et consistera à cocher la case se trouvant à la ligne 436 (Déclaration de revenus des particuliers- TP-1) ou bien à la ligne 39 (Déclaration de revenus des sociétés- CO-17).

Si les informations doivent être modifiées, il sera nécessaire d’utiliser le service en ligne ''Produire une déclaration de mise à jour annuelle'' dans ''Mon bureau''. Soulignons qu’il est également possible d’avoir recours à ce service en l’absence de changements à apporter.

La mise à jour courante

Enfin, précisons qu’il est également obligatoire d’effectuer une mise à jour courante. Concrètement, cela signifie que si les informations relatives à l’entreprise ont changé en cours d’année, vous devez impérativement déclarer ce changement dans un délai de 30 jours.

Par le fait même, advenant une erreur dans la déclaration ou l’omission de certaines informations, il est requis d’effectuer une déclaration de mise à jour de correction (ou un recours administratif).

La radiation volontaire

Poursuivons en soulignant qu’une entreprise qui cesse ses activités doit se rendre sur ''Mon bureau'' afin de produire une déclaration de radiation. 

Pour une entreprise constituée hors Québec

Si votre entreprise a été constituée dans une autre province que le Québec, il est indispensable de remplir certaines conditions avant d’immatriculer votre entreprise ici. De prime abord, votre entreprise ne doit pas être dissoute.

Dans un second temps, les renseignements que vous fournissez dans votre déclaration d’immatriculation doivent déjà être publiés dans l’autre juridiction. Enfin, les informations transmises doivent être en tous points identiques à celles déjà publiées.

Sachez qu’il n’est pas impossible que le Registraire vous demande certains documents afin de contrevérifier les informations fournies.

Vous souhaitez connaître les étapes à suivre pour démarrer votre entreprise en rénovation au Québec? Voici deux articles intéressants à ce sujet: 

• Comment lancer son entreprise en rénovation?

• Guide pratique: les étapes pour devenir entrepreneur en rénovation au Québec